Denne vejledning henvender sig til ansatte, der sender og/eller modtager mails med personoplysninger. Vejledningen beskriver, hvordan du bedst fremsøger mails til sletning, samt hvordan du kan markere mails til at blive slettet automatisk efter et forudbestemt tidsinterval.
Persondata må iht. Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og Databeskyttelsesloven ikke opbevares længere tid end nødvendigt for at opfylde formålet med deres behandling.
Mails med persondata skal derfor slettes hurtigst muligt efter brug.
Brug søgefunktionen i toppen af Outlook til at fremsøge mails med bestemte udtryk.
- Vælg bredden af din søgning. Du kan udvide søgningen til samtlige mailbokse, som du har adgang til, eller begrænse den helt ned til kun den aktuelle mappe.
- Kopiér flg. tekststreng direkte ind i søgefeltet for hurtigt at søge på termer, der typisk vil være relateret til fortrolig/følsom persondata:
opsigelse OR afsked OR handicap OR syg OR læge OR mentor OR ssp OR læsevejled OR studievejled OR sanktion OR warning OR advarsel OR bortvisning OR klage OR ulykke OR samtykkeerklæring OR personnummer OR cpr OR sps OR ordblind OR psyk OR optagelse OR karakter OR udredning OR recept OR epikrise OR akut OR ambulant OR skade OR partshøring OR bekymring OR bedømmelse
- Brug evt. dropdown-menuen i søgefeltet, hvis du skal søge på ét bestemt udtræk og/eller begrænse søgningen yderligere på emne, modtager/afsender, tidspunkt etc.
Når en mail slettes i Outlook, flyttes den til mappen Slettet post.
Mails med fortrolige/følsomme personoplysninger skal fjernes helt fra mailboksen, så mappen Slettet post skal tømmes efter de pågældende mails er slettet.
- Højreklik på mappen Slettet post.
- Vælg "Tøm mappe".
- Bekræft sletningen.
- Klik på fanen "Filer".
- Åbn "Indstillinger".
- Vælg sektionen "Avanceret".
- Sæt flueben i "Tøm Slettet post-mapperne, når du afslutter Outlook".
- Afslut med "OK".
