Denne vejledning retter sig dels til de ansatte på skolerne i ITS, som har brug for at kunne brevflette fra en fællespostkasse, dels til lokal IT-support.
Hvis du som ansat har behov for at kunne brevflette fra en fællesspostkasse, så skal du henvende dig til skolens IT support og oplyse følgende:
- Hvem der har behov for at kunne brevflette fra funktionspostkassen. Oplys fulde navn og initialer.
- Hvilken fællespostkasse det drejer sig om (mailadresse på postkassen).
Supporteren aftaler et senere tidspunkt med dig, hvor I sammen opsætter en YubiKey, som du efterfølgende får udleveret.
En YubiKey er en digital sikkerhedsnøgle, der fungerer som to-faktor-godkendelsesmetode. Når du indsætter nøglen i din computer (USB-stik) og bliver spurgt om to-faktor-godkendelse, skal du indtaste PIN-koden til YubiKey'en og lægge en finger på den. Dermed vil du have bekræftet din identitet, ligesom hvis du havde godkendt med fx Microsoft Authenticator-appen på din telefon.
Hvis en anden bruger allerede har konfigureret to-faktor-godkendelse med en YubiKey til postkassen, kan du fortsætte direkte til punkt 6 og indsætte den pågældende YubiKey for at gennemføre login.
- Åbn Microsoft Edge som gæst.
- Klik på billedet i venstre hjørne.
- Klik på andre profiler.
- Gennemse som gæst.
- Log ind på https://portal.office.com/ med fællespostkassen (brug den midlertidige Passkey, som IT supporteren har modtaget).
- Indsæt herefter linket https://aka.ms/mysecurityinfo i samme browser.
- Vælg Tilføj logonmetode.
- Vælg Sikkerhedsnøgle.
- Vælg USB-enhed og hav YubiKey klar.
- Indsæt YubiKey i computeren og vælg Næste.
- Vælg Prøv en anden enhed for at få lov til at opsætte en sikkerhedsnøgle.
- Vælg Ekstern sikkerhedsnøgle.
- YubiKey'en (sikkerhedsnøglen) er nu klar til at blive sat op. Vær opmærksom på, at teksten i boksen skal nævne den fællespostkasse, du vil opsætte YubiKey'en til.
- Vælg OK hvis oplysningerne er korrekte.
- Fortsæt installationen ved at vælge OK.
- Du skal nu oprette en pinkode til din YubiKey. Denne pinkode er til selve YubiKey'en og ikke til den fællespostkasse, du opsætter YubiKey'en til.
Det er både muligt at anvende tal og bogstaver i pinkoden til sikkerhedsnøglen. - Vælg OK.
- Fortsæt opsætningen af sikkerhedsnøgle.
- Fortsæt installationen ved at vælge OK.
- Du skal nu indtaste den pinkode, du oprettede før.
- Vælg OK.
- Læg herefter en finger på din YubiKey.
- Navngiv nu din YubiKey - skriv dit M365-login
- Vælg Næste.
- Din to-faktor-godkendelse til fællespostkassen (YubiKey) er nu opsat.
- Luk Outlook.
- Gå ind i Kontrolpanel.
- Vælg Mail.
- Vælg Vis profiler.
- Vælg Tilføj.
- Navngiv profilen - det anbefales at bruge fællespostkassens mailadresse.
- Vælg OK.
- Vælg Annuller.
- Vælg OK for at oprette en tom mailprofil.
- Markér Spørg efter den profil, der skal bruges.
- Vælg Anvend.
- Vælg OK.
Hver gang Outlook åbnes, skal du fremadrettet vælge den profil, Outlook skal åbnes med og vælge OK.
- Indsæt din YubiKey i computeren.
- Åben Outlook.
- Vælg fællespostkassens profil i dropdown menuen.
- Tryk OK.
- Indtast mailadressen på fællespostkassen.
- Vælg opret forbindelse.
- Der åbnes et sikkerhedsvindue på din enhed. Følg instruktionerne deri for at logge på.
- Indtast din pinkode til YubiKey'en.
- Vælg OK.
- Rør ved YubiKey'en.
- Vent et øjeblik mens systemet godkender dig.
Du kan opleve at Microsoft informerer dig om, at du har ændret placeringen, hvor dine mails bliver gemt.
- Outlook vil nu tilføje mailkontoen til Outlook-programmet.
- Når mailprofilen er blevet tilføjet korrekt i Outlook, får du besked.
- Vælg Udført.
- Outlook åbnes automatisk herefter med den nyopsatte mailprofil.
Der kan gå noget tid før alle mails, kalenderoplysninger og andre indstillinger er hentet ned i Outlook-programmet.